10 Formas de Hacer una Transición Exitosa a Office 365 para Empresas 

1. Comprende las Necesidades de tu Organización

Antes de dar cualquier paso hacia el cambio a un software en la nube como Office 365, debes realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de tu organización. Cada organización tiene diferentes datos y necesidades de migración a Office 365.

Esto incluye realizar una revisión de tu infraestructura de IT actual. Debes asegurarte de que los requisitos de seguridad y cumplimiento estén alineados, lo que permitirá una transición más fluida a Office 365. Una revisión exhaustiva te indicará si tus sistemas actuales pueden respaldar una migración a Office 365.

Recopila información sobre tus sistemas, incluyendo:

• Información del servidor

• Arquitectura de red

• Diseño de directorios

• Soluciones de seguridad

• Software de correo electrónico

Una vez que tengas toda esta información, podrás asegurarte de que cumples con los requisitos de migración de Office 365. Es posible que necesites el apoyo de expertos para confirmarlo. También puedes utilizar Microsoft Setup Assistant para respaldar tu análisis.

2. Desarrolla un Plan de Comunicación y Gestión del Cambio para la Transición a Office 365

Una vez que hayas confirmado la compatibilidad, es necesario tener un plan de migración a Office 365 en marcha. Este será el primer borrador que abordará las comunicaciones y la gestión del cambio. En esta etapa, debes profundizar y analizar cómo comunicarás y gestionarás la transición a Office 365 con tu personal y sistemas.

Un plan de comunicación abordará cómo presentar el nuevo sistema a tus empleados. El cambio para tus empleados será el factor más significativo que debes considerar, ya que utilizarán las aplicaciones y herramientas. En lugar de enfrentar empleados insatisfechos, asegúrate de tener un plan de comunicación que les informe sobre el cambio y proporcione un cronograma para la transición a Office 365.

Un plan de gestión del cambio es fundamental al introducir cualquier cambio en una organización para ayudarte a pensar, planificar y ejecutar el cambio organizacional. Te ayudará a evaluar el impacto del cambio y la preparación de la organización. Definirás claramente el cambio y tu visión para el futuro.

Estos planes de migración a Office 365 abordarán factores de riesgo, fortalezas y debilidades. Antes de avanzar, podrás abordar cualquier factor de riesgo significativo y planificar para ellos. Si has hecho tu trabajo de antemano, no te sorprenderás con problemas durante la transición.

3. Forma un Equipo Multifuncional

Los pasos de migración a Office 365 deben incluir la creación de un equipo multifuncional. Un equipo multifuncional promueve la cohesión en toda tu organización. Un cambio tan significativo como la transición a Office 365 requiere cohesión en todos los departamentos de tu organización.

El uso de Office 365 en tu departamento de nómina será muy diferente del uso en el departamento legal. Deben entenderse ciertas consideraciones de privacidad y confidencialidad para el departamento legal, mientras que marketing puede necesitar herramientas más colaborativas.

Considera incluir miembros de áreas como negocios, ingeniería, marketing, ventas, contabilidad y legal. Un equipo multifuncional con personas de diferentes departamentos puede aportar ideas e innovación al proceso de planificación.

4. Considera las Características de Office 365 que necesitas

Office 365 tiene varias características, desde aplicaciones de oficina hasta correo electrónico y calendario. Dependiendo de las características que necesiten tus empleados, debes decidir cuáles funcionan mejor para tu organización.

Algunas características están incluidas, mientras que otras están parcialmente incluidas. Por ejemplo, Microsoft Outlook está incluido en el precio base. Microsoft también ofrece una aplicación de reserva por separado si tu negocio necesita una forma más sencilla de organizar horarios y gestionar citas.

Comprende cada una de las diferentes aplicaciones para determinar cuál es la mejor manera en que tu organización puede hacer la transición a Office 365. Puedes entender cuáles características funcionan mejor al conocer cómo trabajan tus empleados y qué tareas realizan regularmente. Si acabas obteniendo características que suenan útiles pero que nadie utiliza, no estarás utilizando tus recursos de manera eficiente.

Conceptos básicos como Outlook y Word son esenciales para cualquier empresa, pero hay características que puedes explorar y determinar las mejores prácticas para tu organización. La gestión de proyectos puede ser desafiante para cualquier organización. Descubrir los beneficios del programa Microsoft Project y cómo tu personal puede ser capacitado en sus beneficios puede ayudarte a ahorrar dinero en el futuro.

5. Consulta a Expertos en Migración a Office 365

La migración a Office 365 puede ser una tarea compleja y que consume mucho tiempo. Requiere una comprensión de la gestión del cambio, así como experiencia en software. Puede haber beneficios en la transición a software en la nube que quizás no conozcas. Aquí es donde entran en juego los expertos en migración.

Trabajando con los expertos adecuados, puedes ayudar a tu organización a aprovechar el poder de los servicios de migración a Office 365 de manera flexible y automatizada.

Durante las etapas iniciales de la migración a Office 365, es posible que estés pagando las tarifas de las licencias de Office 365 cuando tus empleados no estén utilizando los servicios. En lugar de gastar dinero para prolongar el período de transición, consulta a expertos en migración a Office 365 para ayudarte a realizar la transición de manera más fluida.

6. Desarrolla una Estrategia de Migración y una Lista de Verificación de Implementación de Office 365

La migración a Office 365 puede ser muy compleja y que consume mucho tiempo. Una estrategia de migración puede ayudar a que el proceso sea más eficiente.

Puedes considerar la posibilidad de hacer la transición de Office 365 a un grupo más pequeño que lo utilizará durante unos meses y detectará cualquier problema. Según sus comentarios, puedes realizar la transición para toda la organización.

Puedes hacer la transición a Office 365 en etapas a lo largo de varios meses. Elegir qué características deseas migrar te permite gestionar las comunicaciones y los errores. Por ejemplo, puedes hacer la transición del correo electrónico primero y luego mover todos los documentos a OneDrive después de varios meses.

La estrategia de migración específica debe satisfacer las necesidades de tu organización. Microsoft también proporciona detalles sobre el proceso de implementación para ayudar en la transición a Office 365 para Empresas.

Tu estrategia de migración a Office 365 también debe contener planes para interrupciones inesperadas. Quieres asegurarte de lidiar con lo inesperado.

Haz las preguntas adecuadas para diseñar tu plan de migración a Office 365, como:

•  ¿Quieres mover a todos tus usuarios de una vez o en etapas?

•  ¿Deseas mover todos tus datos de una vez o con el tiempo?

•  ¿Quiénes son tus usuarios principales y cómo puedes facilitarles la transición?

•  ¿Qué datos no necesitan ser migrados?

Una estrategia de migración a Office 365 bien definida incluirá un análisis de los procesos futuros. Una estrategia de seguridad que identifique roles específicos y restricciones de seguridad es un elemento esencial de la estrategia de migración. Te dará control sobre quiénes tienen acceso a tus datos seguros durante el proceso de transición.

7. Gestiona tus Registros

Como un paso separado que puede ser parte de tu estrategia de migración, debes considerar cómo gestionar tus registros. Esto puede ser parte de tu estrategia de gobernanza de la información.

En primer lugar, debes entender qué tipo de registros migrarás, incluidos correos electrónicos, calendarios, documentos de clientes y otros archivos. Si tienes datos confidenciales, también debes tenerlo en cuenta.

Tu plan de información debe establecer estos elementos y tu plan para migrar estos registros. También puedes agregar detalles sobre cómo tu organización y departamentos guardarán información. Este plan evolucionará constantemente a medida que obtengas más comentarios con el tiempo.

Recuerda que no deseas mover todos tus documentos a la nube y luego averiguar cómo reorganizarlos más tarde. Quieres asegurarte de invertir tiempo en organizar tu información antes de la transición. Esto puede ahorrarte mucho tiempo y trabajo.

También puedes mantener la consistencia estableciendo un protocolo que tus empleados deben seguir durante la transición. Debes analizar tus registros y determinar qué debe ser migrado y qué la organización puede eliminar.

No todos los datos que tienes son iguales. Es posible que tengas dificultades para lidiar con datos heredados durante la transición. Debes considerar la posibilidad de migrar los datos a la nueva plataforma o determinar dónde se almacenarán los datos. Con cientos de TB o PB de datos, es posible que desees considerar servicios de migración a Office 365 para lidiar con la expiración de datos.

8. Prepara y Capacita a tus Empleados

Este es probablemente el aspecto más importante para garantizar una transición sin problemas. Quieres asegurarte de que tus empleados estén capacitados. Deseas facilitar la transición a Office 365 tanto como sea posible. Una de las formas de facilitar su transición es habilitar el inicio de sesión único sin múltiples solicitudes. Los empleados deben iniciar sesión automáticamente en Office 365 cuando accedan a la red. Crear más barreras llevará a una menor adopción por parte de los usuarios.

También puedes considerar designar a un campeón interno. Esta persona puede utilizar Office 365 de manera extensiva y promoverlo ante otros empleados. Pueden actuar como punto de contacto para comentarios y capacitación.

Recuerda facilitar a tus empleados el proceso de incorporación. Esto puede incluir tutoriales simples, incluyendo tutoriales en video. Puede consistir en correos electrónicos con procedimientos detallados paso a paso para que los empleados sigan una transición sin problemas. Considera la posibilidad de crear hojas de trucos y preguntas frecuentes para capacitar a los empleados.

Introducir los cambios de manera incremental ayudará a asegurar que tus empleados no se sientan abrumados por la transición mientras mantienen su carga de trabajo regular. La idea aquí es hacer que el proceso sea lo más fácil posible. Una línea de ayuda dedicada e incluso soporte técnico en persona pueden hacer que el proceso de migración a Office 365 sea más fluido.

Destaca las características de las diversas aplicaciones de Office 365. Ayuda a tus empleados a comprender los beneficios del software y cómo pueden utilizarlo en su trabajo diario.

Si tu organización no es colaborativa, compartir documentos y trabajar en el mismo archivo puede ser una transición difícil. Puede llevar algún tiempo antes de que tus empleados comiencen a utilizar los programas al máximo. Puedes apoyar a tus empleados a través de sesiones de capacitación y aprendizaje continuo.

9. Obtén Retroalimentación

Obtén retroalimentación de tus empleados de manera continua. Si estás haciendo la transición a Office 365 en etapas, es especialmente importante obtener comentarios y ajustar tu plan en consecuencia. Si trabajas con expertos en migración, pueden ayudarte con la transición y la retroalimentación.

Es especialmente importante mantener la flexibilidad durante este proceso. Debes adaptarte a los comentarios de tus empleados y cambiar el proceso según sea necesario.

Tener usuarios que prueben el software en la primera etapa de la transición puede proporcionarte comentarios que puedes integrar en el plan de migración a Office 365. Identificar y evaluar problemas de servicio puede ayudarte a suavizar la transición a Office 365.

10. Los Errores Ocurren, Prepárate en Consecuencia

Los errores humanos son la causa principal del 95% de las violaciones de ciberseguridad. Los errores ocurren. Son parte de todas las transiciones. En lugar de pretender lo contrario, lo mejor para la organización es aceptar que los errores ocurren y prepararse en consecuencia.

Cuando trabajas con expertos, pueden guiarte a través de la transición para reducir cualquier error. También pueden proporcionar soporte técnico durante el proceso.

Si bien Office 365 cuenta con una avanzada recuperación de desastres, aún deseas asegurarte de estar preparado. Puedes encontrarte con carpetas y documentos eliminados por error, errores de sincronización o malware. Estos errores pueden retrasar o incluso poner fin inmediatamente al proceso de migración.

Otra forma de respaldar la transición a Office 365 es capacitar a tus empleados. Por ejemplo, considera ayudar a tus empleados a comprender cómo mantener los datos seguros incluso cuando trabajan desde casa. Al capacitarlos, puedes reducir los riesgos de errores significativos.